個人情報保護方針
【個人情報保護の理念】
株式会社東京ステップ（以下、当社）は、発送代行業務を主たる事業としています。事業活動を通じてお客様、お取引様等から取得する個人情報及び当社従業者の個人情報を確実に保護することは当社の重要な社会的責務と認識して、本方針を定め、その遵守を徹底させます。
【方針】
1.当社は、特定された利用目的の範囲内で個人情報の取得、利用及び提供を行います。特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないための措置を講じます。具体的には個人情報の利用目的を従業者に周知させ、新たな利用目的で利用する必要が生じた場合には同意を得た上で行います。
2.当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守し、適法かつ適切に取得、利用及び提供を行います。
3.当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のための措置を講じます。安全管理措置をルール化し、教育により従業者に徹底いたします。
4.当社は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談への適切かつ迅速な対応に努めます。
5.当社は、定期的見直しと点検を継続的に実施し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行ないます。発見された不適合に対しては速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
制定日 ２０２３年３月１５日
株式会社東京ステップ
代表取締役 金森 禎毅
個人情報保護方針に関するお問合せ、苦情及び相談は個人情報ご相談窓口で承ります。
個人情報の取扱いについて
1.委託元様からお預かりする個人情報の利用目的
受託業務を遂行する目的の範囲内に限定して利用させて戴きます。
2.第三者提供で取得する個人情報の利用目的
ハローワーク、人材紹介会社、就職サイト、学校（キャリアセンター）等から提供される応募者様の情報を下記目的で利用致します。
①採用選考
②採用選考に関する連絡
3.保有個人データ及び第三者提供記録に関する周知事項
(1)組織の名称
株式会社東京ステップ
代表取締役 金森 禎毅
〒105-0004
東京都港区新橋2丁目9番16号 新橋赤レンガ通りビル6階
(2)個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
文章末に記載します。
(3)保有個人データの利用目的
①お客様及びお取引先様の個人情報
ご契約及びお取引を遂行するため
②お問合せ及び資料請求戴いた方の個人情報
回答及び関連資料ご提供を行うため
③当社採用募集に応募戴いた方の個人情報
採用選考及び関連して連絡を行うため
④当社従業者の個人情報
雇用管理、労務管理、給与支払、福利厚生、税務処理、社会保険手続、その他公的手続を行うため
⑤電話帳、Web上による公開情報の閲覧、新聞・雑誌・書籍の購入、官公庁による公開情報により取得した個人情報
ダイレクトメール、テレマーケティング、メールマガジン送信、FAX送信、Eメール発信用の名簿として利用するため
(4)オプトアウト
当社は、以下の個人データを第三者に提供する場合があります。
①個人データの項目
第三者に提供する個人データの項目は以下のとおりです。
氏名、住所、電話番号、年齢、性別、生年月日等
②第三者への提供の手段又は方法
当社は、上記個人データを、ダイレクトメール用宛名ラベル等の紙媒体、フロッピーディスク等の磁気媒体、専用線による電子データの送信等により直接第三者に交付する方法により提供いたします。
③第三者への提供の停止
当社は、本人の方の求めがあった場合は、第三者への提供を停止いたします
(5)保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
「個人情報ご相談窓口」（文章末に記載）
(6)開示等の請求等に応じる手続
①開示等の請求等の申し出先
「個人情報ご相談窓口」（文章末に記載）
②開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式
当社が保有する個人データについて、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者提供の停止及び第三者への提供に関する記録の開示を希望される場合は、当社の定める様式の申請書（当社事務所に備え付けております）に必要事項をご記入いただいた上で、本人確認に必要な資料とともに、個人情報ご相談窓口（文章末に記載）宛先までご郵送ください。情報の漏洩防止、正確性の確保の観点から、遅滞なく必要な調査を行い、当該請求は本人がなされたものであると確認できた場合に限り、合理的な期間内に必要な措置をとります。
③ご本人様又は代理人様であることの確認の方法
a)ご本人様からのご請求の場合
後日、ご本人確認のために電話で連絡をさせて戴きますので、ご請求時点では特に必要ございません。なお、電話で充分確認できなかった場合には、別途公的証明書等の写しをご提出戴く場合がございます。
b)代理人様によるご請求の場合
イ)親権者様または未成年後見人様の場合
ご本人様の戸籍謄本
代理人様の公的証明書の写し
ロ)成年後見人様の場合
ご本人様の公的証明書の写し
後見登記事項証明書
代理人様の公的証明書の写し
ハ)委任状による代理人様の場合
ご本人様からの委任状と印鑑証明書の写し
代理人様の公的証明書の写し
④利用目的の通知または保有個人データ及び第三者提供記録の開示の手数料
利用目的の通知または保有個人データ及び第三者提供記録の開示のご請求の場合には、手数料として1,000円分の郵便切手の同封をお願いいたします。
(7)保有個人データに関する安全管理措置
1）組織的安全管理措置
①保有個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、保有個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う保有個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
②保有個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
2）人的安全管理措置
①保有個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
②保有個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
3）物理的安全管理措置
①保有個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による保有個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
②保有個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に保有個人データが判明しないよう措置を講じています。
4）技術的安全管理措置
①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②保有個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
個人情報ご相談窓口
窓口担当：PMS事務局
住所：〒105-0004 東京都港区新橋2丁目9番16号
新橋赤レンガ通りビル6階
TEL：03-3500-3960 FAX：03-3500-3961
Email：tstep@tokyo-step.com
個人情報保護管理者 齋藤 隆博